1.1. Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.2. Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
1.3. Partner in Werk: Stichting en B.V. gevestigd te Maelsonstraat 12, 1624 NP Hoorn, die uitvoering geeft aan opdrachten gericht op re-integratie en begeleiding van personen. KVK-nummer: 62405098/71216944.
1.4. Kandidaat: Eenieder die door Partner in Werk op basis van een zakelijke overeenkomst met een opdrachtgever begeleid wordt in het kader van re-integratie of begeleiding anderszins.
1.5. Opdrachtgever: De partij die aan Partner in Werk een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
1.6. Verwerker: Degene die ten behoeve van Partner in Werk persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
1.7. Derden: Personen of instanties buiten Partner in Werk die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd zijn persoonsgegevens te verwerken.
1.8. Toestemming van de kandidaat: Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de kandidaat aanvaardt dat hem/haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
2.1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van kandidaten door of namens Partner in Werk.
3.1. Partner in Werk verwerkt gegevens ten behoeve van het bevorderen van re-integratie, begeleiding naar een nieuwe werkbestemming of sociale activering.
3.2. De registratie van persoonsgegevens beperkt zich tot de informatie, die direct ten dienst staat voor de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van Partner in Werk uit te voeren contractuele taken.
4.1. Uitsluitend de (ingeleende) medewerkers van Partner in Werk hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
4.2. Alle (ingeleende) medewerkers van Partner in Werk die kennis krijgen van gegevens uit de persoonsregistratie zijn verplicht tot geheimhouding.
5.1. Wanneer persoonsgegevens verstrekt dienen te worden aan derden in het kader van wettelijke verplichting, is hiervoor geen toestemming van de kandidaat vereist.
5.2. Tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een overeenkomst in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden vooraf toestemming nodig van de kandidaat.
5.3. Indien toestemming van de kandidaat of diens gevolmachtigde is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of een beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven. De toestemming kan schriftelijk worden ingetrokken.
5.4. Indien de opdrachtgever een overeenkomst sluit met een andere instelling om de re-integratietaken in diens opdracht te verrichten en Partner in Werk verzoekt alle door haar verzamelde persoonsgegevens aan de andere instelling over te dragen, is Partner in Werk niet verplicht aan dit verzoek gevolg te geven. Partner in Werk geeft slechts gevolg aan dit verzoek als de kandidaat hiermee instemt en voor zover de bescherming van persoonsgegevens naar haar oordeel afdoende is gewaarborgd door de andere instelling.
6.1. Partner in Werk treft passende organisatorische en technische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongewenste verspreiding en inzage, vervalsing, vernietiging of wijziging door onbevoegden. Dit is geregeld door onder andere een firewall, versleuteling van gegevens en tweestapsverificatie op alle gebruikte programma’s en apparaten.
6.2. Partner in Werk legt de verplichting tot geheimhouding op aan haar personeel. Personeelsleden tekenen een geheimhoudingsovereenkomst waarbij zij hiermee akkoord gaan.
6.3. Indien er door technische problemen en/of (digitale) inbraken persoonsgegevens in de openbaarheid terecht gekomen zijn, meldt Partner in Werk dit onmiddellijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7.1. Verslaglegging aan opdrachtgever, schriftelijke wijzigingen in trajectduur, persoonsgegevens noodzakelijk voor communicatie met opdrachtgever en intakeformulieren blijven maximaal drie jaar bewaard.
7.2. Gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.
7.3. Partner in Werk wordt geacht na beëindiging van de contractuele relatie met de opdrachtgever alle persoonsgegevens van de kandidaten van deze opdrachtgever na één maand ter beschikking te stellen aan de opdrachtgever. Alle overige tot de kandidaat te herleiden gegevens zullen ontoegankelijk worden gemaakt dan wel vernietigd. Hierbij vervalt artikel 7.1.
8.1. Partner in Werk is verplicht er zorg voor te dragen dat datalekken worden gemeld conform wet- en regelgeving bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de kandidaat.
9.1. De kandidaat heeft recht op inzage van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. Persoonlijke notities voor intern gebruik vallen buiten deze gegevens.
9.2. Inzage van gegevens geschiedt binnen één kalendermaand na aanvraag door middel van een volledige kopie van alle beschikbare gegevens, voor zover de privacy van anderen hiermee niet geschaad wordt. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan dit met één maand worden verlengd. Partner in Werk stelt de kandidaat hiervan op de hoogte.
9.3. Voor de verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.
10.1. De kandidaat heeft het recht de hem betreffende persoonsgegevens, die hij of de opdrachtgever aan Partner in Werk heeft verstrekt, in een gestructureerde, leesbare vorm te verkrijgen en heeft het recht die gegevens aan een andere instantie over te dragen.
11.1. Indien de opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, kan de kandidaat een verzoek indienen bij Partner in Werk waarin wordt verzocht om correctie, aanvulling of verwijdering van de gegevens. Dit verzoek kan schriftelijk en bij voorkeur per e-mail [email protected] bij Partner in Werk worden ingediend.
11.2. Verwijdering blijft achterwege voor zover de bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist, indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de kandidaat en als de cliënt een procedure heeft aangespannen of het waarschijnlijk is dat hij dit zal doen.
11.3. Partner in Werk bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek. Een weigering is met redenen omkleed.
11.4. Indien Partner in Werk het verzoek tot verwijdering inwilligt, zullen alle ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt worden verzocht de persoonsgegevens die zij hebben verkregen te wissen.
Versie november 2023
